Start frei für die Party-Saison: So wird es ein perfektes Event

Auch wenn Sie jetzt denken: „Ach, bis zu meinem runden Geburtstag im Juni ist ja noch jede Menge Zeit!“ Aufgepasst: Wenn erst die Hochzeitssaison gestartet ist, kann es sehr schnell eng werden, vor allem dann, wenn man die richtige Location sucht. Doch es gibt noch weitere Fallstricke, die man möglichst vermeiden möchte…

Location

Mit der Location steht und fällt ein Event. Bei der Suche sollte man daher nicht nur auf den Preis schauen, sondern auch folgende Punkte berücksichtigen: Eine der Personenanzahl angemessene Raumgröße ist ebenso wichtig wie optimale Bestuhlungsmöglichkeiten. In zu großen Räumen fühlen sich die Gäste verloren, in zu kleinen Räumen herrscht Platznot und dicke Luft. Eine ungeschickte Bestuhlung kann mitunter dafür sorgen, dass sich die Gäste nur schwer miteinander verständigen können.

In der heutigen Zeit werden die Gäste immer anspruchsvoller. Aus diesem Grund sollte eine Location nicht nur ein passendes Ambiente bieten, sondern auch besonders sein, um die Gäste zu überraschen und im Gedächtnis zu bleiben. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Trauung auf einem Schiff, einer Teambuilding-Maßnahme in einem Flugzeughangar, einem Produktlaunch in einem Privatkino oder einem Jubiläum in einer echten Kirche? Im Frühjahr und im Sommer sind außerdem Outdoor-Locations bei Gästen sehr beliebt. Da allerdings niemand für das Wetter garantieren kann, sollten an Pavillons gedacht werden, die im Notfall vor Wind und Regen schützen.

Essen

Mindestens ebenso wichtig ist das Essen. Wer noch nie selbst für große Gesellschaften gekocht hat, sollte diese Aufgabe vertrauensvoll in die Hände eines professionellen Catering-Unternehmens geben. Dieses plant die benötigten Mengen ein und stimmt die Speisen mit dem Gastgeber ab. Bestenfalls sorgen sie gleichzeitig für die Tischdekoration, die Menükarte und kümmern sich im Anschluss um den Abwasch. Bei der Auswahl ist es wichtig, sich im Vorfeld über Referenzen der Caterer und über unabhängige Bewertungsportale ein Bild zu verschaffen. Bei einem Pre-Tasting der Speisen sollte man letztlich den Bauch entscheiden lassen.

Unterhaltungsprogramm

Beim Unterhaltungsprogramm scheiden sich oft die Geister. Ein allzu ausuferndes Programm ist weniger ratsam, da es den geselligen Charakter des Events gefährden kann. Je nach Ausrichtung und Dauer des Events bieten sich maximal bis zu drei Programmpunkte an, die 15 Minuten nicht überschreiten sollten, damit das Interesse nicht in Unmut umschwingt. Je nach Veranstaltung kann der Gastgeber auch hier mit außergewöhnlichen Showacts punkten: Neben besondere Musik- oder Tanzeinlagen bieten sich hier zum Beispiel Solo- oder Improvisationskünstler an, die das Publikum mit einbeziehen und so für gute Stimmung sorgen.

Dekoration

Wenn ein freudiger Anlass wie eine Hochzeit oder ein großes Jubiläum anstehen, sollte man dieses auch visuell durch eine ansprechende Dekoration untermalen. Stilvoll-gefaltete Servietten, kunstvoll arrangierte Blumenbouquets und aufwändiger Tischschmuck sind wahre Hingucker. Farblich der Deko angepasst sorgen Strahler für fantastische Lichteffekte. Große Stehpflanzen sorgen für ein gutes Raumklima, verschönern gerade kahle Ecken und erzeugen eine schöne Atmosphäre. Wem hier das entsprechende Händchen oder die Zeit fehlt, sollte Profidekorateure zur Hilfe holen. Sie kümmern sich um das Innendesign. So bleibt einem selbst mehr Zeit für organisatorische Dinge.

Technische Ausstattung

„Durch unsere Erfahrung wissen wir, was die größten Probleme bei der Eventplanung sind. Neben Location, Essen, Unterhaltung und Dekoration vergessen viele auch die technische Ausstattung: Ohne funktionierende Musikanlage wird kein Tanzbein geschwungen. Eine flackernde Beleuchtung führt weniger zu Begeisterung als vielmehr zu Fluchtverhalten. Und eine falsch eingestellte Klimaanlage lässt besonders die Damenwelt frösteln und die Laune auf den Tiefpunkt sinken. Darum sollte man auch hier vorab bei der Räumlichkeit darauf achten, welche Ausstattung diese bietet und das Equipment im Vorfeld auf Herz und Nieren überprüfen“, erklärt Janina Atmadi, Marketingleiterin von PLACCES.

Weitere Informationen zu PLACCES finden Sie unter http://www.placces.de!